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vendredi 3 octobre 2014

10 raisons pour lesquelles les mails ne parviennent pas à l’expéditeur

10 raisons pour lesquelles les mails ne parviennent pas à l’expéditeur
 
Si vous êtes le RSI d’une entreprise, quelle tâche accapare le plus votre temps pendant la journée ? Peut-être que c’est d’expliquer aux utilisateurs pourquoi ils ne peuvent pas envoyer de mail ? Les messages d’erreur dans Outlook ont beau paraître grammaticalement simples à comprendre, pourquoi est-il si difficile de donner des réponses solides ?
  
Il est compréhensible que nos collègues ne comprennent pas les messages d’erreur, même après les avoir fixé pendant une bonne dizaine de minutes. Le pire, c’est quand ils paniquent et refusent de nous écouter.
 
Pour simplifier la vie de tout le monde, j’ai créé une liste des 10 messages d’erreur les plus courants et de leur cause. Vous avez maintenant de quoi répondre aux plaintes à répétition. Vous pouvez même l’imprimer et l’afficher dans votre entreprise ou en envoyer une copie à tous vos collègues.
  1. La boîte de réception du destinataire est pleine Quand ça arrive, vous n’y pouvez pas grand chose. Messages d’erreurs :
    EX. 1 - 452 Message for **** would exceed mailbox quotaEX. 2 - 450 **** : out of quota
  2. Le destinataire n’existe pas C’est l’erreur la plus courante commise par les expéditeurs (et ils ont parfois du mal à l’admettre). Message d’erreur :
    EX. 1 - 451 Requested mail action not taken: mailbox unavailable
  3. La taille du mail envoyé est supérieure à la taille des mails entrants acceptés par la boîte de reception du destinataire L’expéditeur a mis un fichier trop volumineux en pièce-jointe et le serveur mail du destinataire le rejette.
    EX. 1 - 421 The Size of the Message Exceeds the Recipient's Size LimitsFor Incoming EmailsEX. 2- 450 5.2.3 Msg Size Greater Than Allowed By Remote Host
  4. Le serveur mail du destinataire a une politique de graylisting à l’encontre des mails entrants Les mails ne sont pas délivrés du premier coup. Il faut les envoyer une seconde fois pour qu’ils soient acceptés. C’est le serveur mail du destinataire qui est blâmer sur ce coup là.
    EX. 1 - 451 4.7.1 Temporarily rejected. Try again later.EX. 2 - 451 Resources temporarily unavailable. Please try again later.EX. 3 - 450 4.7.1 **** : Recipient address rejected: Policy Rejection-Please try later.EX. 4 - 450 4.7.1 **** : Recipient address rejected: Try again, see ****EX. 5 - 451 DT:SPM ****, ****, please try againEX. 6 - 421 ****, SMTP service not ready
  5. Votre serveur mail a envoyé trop de spams C’est un peu embarrassant à dire, mais votre serveur mail a envoyé trop de spams et le serveur mail du destinataire refuse temporairement (voire définitivement) les mails envoyés par votre serveur.
    EX. 1 - 421 4.7.0 [GL01] Message from (*.*.*.*) temporarily deferredEX. 2 - 452 Too many recipients received this hourEX. 3 - 421 #4.4.5 Too many connections to this host.EX. 4 - 550 5.7.1 Our System Has Detected an Unusual Rate of UnsolicitedMail Originating From Your Ip Address. To Protect Our Users From Spam, MailSent From Your Ip Address Has Been Blocked. Please Visit Http://www.google.com/mail/help/bulk_mail.htmlTo Review Our Bulk Email Senders Guidelines
  6. Le PTR de votre serveur mail (resolution IP inversée) ne peut pas être résolu par le serveur mail du destinataire Techniquement, il s’agit d’un problème DNS qu’on rencontre généralement à l’IDC ou dans les institutions éducatives où votre adresse IP échoue à être résolu par inversion au nom d’hôte de votre serveur mail. Cependant, la plupart des FAI fournissent une valeur par défaut pour la résolution d’IP inversée. Assurez-vous que votre serveur mail en a bien une.
    EX. 1 - 421 Refused. You have no reverse DNS entry.
  7. L’expéditeur de votre côté a mal tapé l’adresse du destinataire en cas de réponse Veuillez informer très gentiment l’utilisateur qu’il a mal tapé sa propre adresse mail. Il doit la corriger dans son logiciel de messagerie.
    EX. 1 - 4513 Domain of Sender Address Does Not Resolve
  8. L’espace de stockage des mails entrants sur le serveur mail du destinataire est plein Apparemment, ce n’est la faute de personne. Dites à vos utilisateurs d’en informer leurs destinataires par un autre moyen que le mail (téléphone, sms, réseau social).
    EX. 1 - 452 Requested Action Not Taken: Insufficient System Storage
    EX. 2 - 431 The Recipient's Mail Server Is Experiencing a Disk FullCondition
  9. Le serveur mail du destinataire a mis votre serveur mail sur liste noire sans raison Cette situation est souvent causée par l’IP de votre serveur mail, la valeur de la résolution d’IP inversée de votre serveur mail, ou sa situation géographique, que le serveur mail du destinataire refuse sans raison apparente.
    EX. 1 - 552 Sorry, We Don't Allow Mail From Your Host
    EX. 2 - 554 Your Ip (*.*.*.*) Is Dynamic Ip Address, Use Your Isp SmtpServer Instead
  10. Le serveur mail du destinataire a détecté du contenu non acceptable dans les mails envoyés par des expéditeurs de votre côté Certains serveurs mails refusent les mails contenants des fichiers avec des extensions de type . exe ou .zip.
    EX. 1 - 554 5.7.1 The File Xxx Has Been Blocked. File QuarantinedAs:b100493a.xxx
 

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